AKTIFITAS UTAMA, SISTEM, SOP, STRUKTUR PADA PERUSAHAAN

AKTIFITAS UTAMA:

Mengontrol karyawan perusahan tersebut, memastikan keunggulan kompetitif perusahaan dalam menghasilkan produk,adanya proses pengolahan produk, setiap work station akan mengonsumsi biaya, dan perusahaan dapat membuat hasil produksinya dinilai hebat, dan melakukan produksi  dan distribusi guna memenuhi kebutuhan ekonomis manusia

SISTEM:

sistem umum pada perusahaan adalah dimana penyerdanaan objek yang terdiri dari berbagai jenis model yang digunakan oleh perusahaan beserta kegunaan model itu sendiri  yang memengaruhi juga di perusahan  agar mempermudah pengertian komunikasi, dan memperkirakan masa depan

adapun jenis-jenis model sistem: model fisik, model naratif, mode grafis, dan model matematis

 Definisi SOP

1. Standard Operational Procedures is detailed, writtem instruction to achieve uniformity of the performance of a specific function (International Conference on Harmonisation / ICH)).
2. SOP adalah pedoman yang berisi prosedur-prosedur operasional standar yang ada dalam suatu organisasi yang digunakan untuk memastikan bahwa setiap keputusan, langkah, atau tindakan, dan penggunaan fasilitas pemrosesan dilaksanakan oleh orang-orang di dalam suatu organisasi, telah berjalan secara efektif, konsisten, standar, dan sistematis (Rudi M Tambunan)
   
3. Suatu standar/pedoman tertulis yang dipergunakan untuk mendorong dan menggerakkan suatu kelompok untuk mencapai tujuan organisasi.
4. SOP merupakan tatacara atau tahapan yang dibakukan dan yang harus dilalui untuk menyelesaikan suatu proses kerja tertentu.
5. SOP adalah satu set perintah kerja atau langkah-langkah yang harus diikuti untuk menjalankan suatu pekerjaan dengan berpedoman pada tujuan yang harus dicapai.

Tujuan Pembuatan SOP

1.  Agar karyawan dapat menjaga konsistensi dan tingkat kinerjanya atau tim dalam organisasi atau unit kerja.
2. Agar mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam organisasi.
3. Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari karyawan.
4. Melindungi organisasi/unit kerja dan karyawan dari malpraktek atau kesalahan administrasi lainnya.
5. Untuk menghindari kegagalan/kesalahan, keraguan, duplikasi dan inefisiensi

Fungsi SOP

1. Memperlancar tugas petugas/pegawai atau tim/unit kerja.
2. Sebagai dasar hukum bila terjadi penyimpangan.
3. Mengetahui dengan jelas hambatan-hambatannya dan mudah dilacak.
4. Mengarahkan petugas/pegawai untuk sama-sama disiplin dalam bekerja.
5. Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin.

Kapan SOP dibuat ?

• Sebelum suatu pekerjaan dilakukan, SOP harus sudah ada.
• Digunakan untuk menilai apakah pekerjaan tersebut sudah dilakukan dengan baik atau tidak .
• Saat pengujian SOP sebelum dijalankan (1-2 bulan trial).
• Jika ada perubahan langkah kerja, misal adanya mesin baru, peralatan baru, tambahan pekerja, lokasi berbeda, dan semua yang mempengaruhi lingkungan kerja.

Keuntungan menggunakan SOP

1. Aturan main dalam perusahaan menjadi lebih jelas karena perusahaan memiliki acuan operasional yang baku.
2. SOP yang baik akan menjadi pedoman bagi pelaksana sebagai alat komunikasi dan pengawasan terhadap pekerjaan agar dapat dilaksanakan secara efisien dan konsisten.
3. Aktivitas operasional akan lebih lancar karena setiap karyawan menjalankan fungsinya masing-masing dan mengetahui dengan jelas apa yang menjadi tanggungjawabnya
4. Dokumen yang digunakan sudah standar, sehingga memudahkan setiap karyawan untuk mengingatnya. Terutama bila perusahaan tersebut besar dan memiliki banyak anak perusahaan kemungkinan seorang karyawan yang dimutasi akan mudah untuk beradaptasi (bisa menjadi salah satu alat training).
5. Image perusahaan akan meningkat karena rapi secara administrasi.
6. Langkah kedepannya akan mempermudah perusahaan dalam memperoleh ISO (International Organization for Standarization)

Jenis SOP

• Sederhana, dengan langkah – langkah yang ringkas dan hanya memerlukan sedikit keputusan
• Hirarki, dengan langkah-langkah yang rinci, panjang, konsisten
• Flowchart berisi banyak keputusan-keputusan atau pertimbangan-pertimbangan

Bentuk SOP

• Dokumen tertulis
• Diagram atau alur kerja (flow chart)

Untuk siapa SOP dibuat ?

• SOP menjadi pedoman bagi para pelaksana pekerjaan dalam hal ini karyawan perusahaan dari level terbawah hingga manager.  SOP akan berbeda untuk pekerjaan yang dilakukan secara sendirian, pekerjaan yang dilakukan secara tim dan untuk pengawasan pekerjaan tersebut.
• Manager menggunakan SOP untuk memastikan agar setiap orang mengikuti langkah-langkah yg sama setiap kali menjalankan prosedur.

Siapa pembuat SOP ?

Idealnya pembuatan SOP ditangani oleh Departemen tersendiri karena SOP harus selalu direview atas sistem yang sudah ada serta perlu adanya pengembangan atas sistem tersebut. Departemen tersendiri yang menangani SOP tersebut ditujukan untuk menjamin independensi yang mementingkan sisi perusahaan dan internal kontrol serta mampu menjadi mediator antar departemen agar operasional perusahaan dapat berjalan lancar.
Secara ideal SOP disusun oleh satu tim yang terdiri dari Penulis SOP (author), Pelaksana di lapangan (employee), Pengawas lapangan (supervisor), Atasan pengawas (manager).

Prosedur dan Langkah SOP

• Setiap perusahaan terdiri dari beberapa sistem seperti production, purchasing, marketing, sales and distribution, human resources, accounting, finance dll. Keberhasilan suatu perusahaan dipengaruhi oleh seberapa jauh seluruh sistem tersebut dapat berjalan dan bekerjasama.
• Setiap sistem disusun atas beberapa Prosedur Kerja, misalnya prosedur penerimaan barang dari supplier, prosedur penyimpanan barang di gudang, prosedur pengawasan produksi dan lain – lain.
• Langkah-langkah adalah kegiatan terkecil yang menyusun sebuah prosedur. Dalam pelaksanaannya, langkah-langkah tersebut merupakan tempat terjadinya variasi kegiatan antara pelaksana yang berbeda jika prosedur tidak dibakukan.

Menyusun SOP secara Efektif dan Efisien

Pengertian Efektif dan Efisien (Drucker)

• Efektif : mengerjakan pekerjaan yang benar atau tepat
• Efisien : mengerjakan pekerjaan dengan benar atau tepat

SOP yang efektif adalah

• SOP yang mencerminkan upaya pencapaian tujuan, dalam menjalankan misi Organisasi, untuk mewujudkan Visi
• Memenuhi kriteria manual SOP
• Memahami Hambatan-hambatan dalam penyusunan dan implementasi SOP

Kriteria Manual SOP

• Spesifik, yaitu penyusunan SOP harus khas dan detail,  sesuai dengan kebutuhan organisasiPenyusunan SOP harus dilakukan   observasi terhadap organisasi secara rinci dan lengkap, mengenai: Struktur Organisasi, struktur pengambilan keputusan, lingkup dan cakupan bisnis atau aktivitas organisasi, kekhasan operasional, kekhususan administratif, dan peraturan-peraturan yang mengikat.
• Lengkap prosedur tertentu dan lengkap untuk prosedur yang dibutuhkan.
• Jelas dan mudah dipahami, dapat dicerna dengan baik, Tidak menimbulkan banyak tafsiran.
• Layak Terap (Applicable), dapat diaplikasikan dengan baik terutama karena ada dukungan manajemen dan budaya organisasi.
• Controllable, dapat dipahami oleh organisasi dan semua unsur organisasi.
• Layak Audit
• Layak Ubah (Changeable and flexible), mampu mengantisipasi perubahan (bisnis atau aktivitas) dan perubahan lingkungan organisasi.

Pembuatan SOP

• Selalu bayangkan siapa pengguna SOP
• Sebelum mulai menulis, putuskan apa tujuan dari prosedur tsb
• Gunakan prinsip “Ceritakan apa yang akan Anda ceritakan, kemudian ceritakan”
• Buatlah sebuah panduan sebelum menulis SO (buat daftar topik yg harus dibicarakan, kemudian kelompokkan)
• Jelas dan ringkas: hindari kalimat yg panjang
• Komplit: semua informasi penting yg digunakan untuk menjalankan kegiatan
•  Obyektif: berisikan fakta, bukan pendapat
• Koheren: menunjukan alur dan urutan langkah utk menjalankan kegiatan
• Mulailah dgn kata kerja dan hindari kalimat pasif
• Buat draft terlebih dahulu
• Koreksi draft setelah 24 jam. Perhatikan apa dikatakan oleh setiap kalimat, kemudian perbaiki
• Perhatikan kebosanan Anda sendiri ketika membuat SOP. Jika Anda merasa bosan, maka hal yg sama akan dirasakan oleh pembaca

Prinsip Pembuatan SOP

• Panjang vs Pendek
• Jelas vs Tidak Jelas
• Bertelete – tele vs Ringkas

Tingkat Rincian

•  Prosedur harus berisi semua langkah yg penting yg harus dijalankan dgn seragam oleh semua karyawan. Hilangnya salah satu langkah penting akan menyebabkan terjadinya variasi dalam menjalankan prosedur.
• Prosedur tidak mungkin dibuat sedemikian detil sehingga semua pertanyaan karyawan dapat terjawab. Prosedur tidak untuk menggantikan training dan feedback, oleh karena itu pembuat SOP tidak harus berusaha menjawab semua pertanyaan yg mungkin akan muncul.
• Perhatikan bahwa kelemahan format flowchart adalah hanya bisa digunakan untuk SOP yg tidak rinci/sederhana. Pembuatan flow chart utk prosedur yg bersifat rinci/kompleks akan menyebabkan munculnya pola langkah yg panjang, berantakan dan susah utk dimengerti

Format SOP

• Nama modul
• Tujuan
• Ruang lingkup
• Referensi/Pedoman
• Sarana
• Prosedur kerja
• Flowchart : menggambarkan sebuah algoritma yang terstruktur dan mudah dipahami oleh orang lain. Diagram alir ini akan menunjukkan alur di dalam program secara logis, dibutuhkan sebagai alat komunikasi dan dokumentasi, digambarkan dengan orientasi dari atas ke bawah. Setiap kegiatan dalam diagram alir dinyatakan secara eksplisit, dimulai dari satu Start dan berakhir pada satu atau lebih Terminal/ Akhir serta menggunakan penguhubung (Connector) dengan label untuk menunjukkan keterhubungan antar path terputus/terpotong: misalnya ganti halaman.

Simbol – Simbol Diagram Alir

Basic Flowchart

Tahapan Pembuatan SOP

Apa saja yang perlu disiapkan dalam proses pembuatan sebuah SOP ? Tahapan umum yang harus diperhatikan dalam pembuatan SOP, yaitu :

1. Bisnis Usaha yaitu mempelajari dahulu apa bisnis usaha perusahaan yang akan kita buat SOP. Cari informasi sejelas dan selengkap mungkin.
2. Survei yaitu melakukan survei lokasi yang akan disiapkan sistemnya, melakukan juga interview bila diperlukan.
3. Buat daftar kebutuhan yaitu membuat daftar dari semua peralatan, hardware dan software (bila ada) dan kebutuhan lainnya yang diperlukan.
4. Menghitung biaya yang akan dikeluarkan untuk setiap kemungkinan sistem yang akan dijalankan.
5. Pilih sistem terbaik yang akan dikembangkan.  Pemilihan dilakukan atas semua pertimbangan yang ada dari team pembuat SOP sendiri dan diputuskan oleh pimpinan perusahaan.
6. Buat draft SOP yaitumenyiapkan dan menyusun draft SOP, lakukan pembahasan dengan team SOP, lakukan presentasi bila diperlukan. Penyiapan draft ini didalamnya berisikan isi manual SOP seperti yang sudah dibahas diatas, termasuk testing (trial and error).
7. Memintakan persetujuan SOP yang dibuat sebelum diaplikasikan

Hambatan – hambatan dalam penyusunan SOP

• Hambatan Organisasional, misal seperti aspek dari gaya manajemen, fleksibilitas organisasi,  jumlah lapisan jabatan/panjangnya birokrasi, Jumlah rentang kendali jabatan, pola komunikasi dalam organisasi, kualitas SDM, dan Budaya Organisasi.

• Hambatan Operasional, yaitu karaktersitik operasional mencakup Jenis kegiatan, ciri-ciri produk atau jasa, Budaya Masyarakat, Kemapanan Operasional;  Keterikatan terhadap peraturan pemerintah, dan Ukuran Operasional mencakup Kontrol Internal untuk Organisasi besar dan operasional yang luas yang berbeda standar.

• Hambatan Manajerial, misalnya Visi, Misi, dan strategi organisasi, Dukungan Manajerial, Pengawasan Manajerial yaitu perubahan bisnis atau lingkungan bisnis;  dan tekanan Manajerial.

• Hambatan Personal, misal  tidak memiliki kemampuan dalam mengikuti perubahan, tidak memiliki motivasi, dan memiliki kepentingan pribadi

Implementasi SOP
SOP yang sudah mendapat persetujuan dapat diterapkan dengan memberikan arahan kepada pelaksana bagaimana mengimplementasikan sistem tersebut. Pelaksaan implementasi ini perlu didampingi oleh Team pembuat SOP.

Review SOP
Sebuah SOP baru yang sudah dilakukan proses implementasinya perlu untuk direview minimal 1 (satu) tahun atau  kurang,  setelah SOP tersebut diimplementasikan. Hal ini penting sekali mengingat sistem yang baru dicoba terkadang menimbulkan permasalahan baru yang tidak  diprediksi sebelumnya dan harus cepat diselesaikan agar tidak menggangu operasional dari perusahaan. Selanjutnya review dapat dilakukan berkala sesuai kebutuhan perusahaan.

Struktur Perusahaan:

Serangkaian garis koordinasi yang meliputi semua posisis dalam suatu  organisasi, di dalamnya menggambarkan tentang posisi dan jabatan serta alur tanggung jawab dan hak yang jelas.

Fungsi dari struktur perusahaan adalah memberikan gambaran kepada kita sebesar apa bisnis kita 5-10 tahun kedepan, karena  di dalamnya di urai devisi dan posisi jabatan  dimana masing masing  memiliki tugas , wewenang , dan otoritas. Setiap posisi akan focus menjalankan job diskripsi pada bidangnya.